Czytelnia Księgowość Rozliczenie i ewidencja różnic inwentaryzacyjnych

Menu dla ciekawych

Gościmy na stronie

Naszą witrynę przegląda teraz 11 gości 

Statystyki witryny

Użytkowników : 11
Artykułów : 467
Odsłon : 596028
Rozliczenie i ewidencja różnic inwentaryzacyjnych
czwartek, 27 grudnia 2012 16:09

Stany ewidencyjne składników majątkowych na kontach księgowych mogą się różnić od rzeczywistego ich stanu . W celu zweryfikowania danych z ksiąg rachunkowych z posiadanym stanem faktycznym przeprowadza się inwentaryzację wszystkich składników majątku.

Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji wynika z ustawy o rachunkowości (art.4 ust.3 pkt 3 ustawy o rachunkowości).

Inwentaryzacja pozwala spełnić ustawowy warunek stawiany sprawozdaniom finansowym jakim jest wiarygodność.

Celem inwentaryzacji jest przede wszystkim:

- ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki,

- porównanie danych rzeczywistych uzyskanych podczas inwentaryzacji ze stanem wykazanym w księgach rachunkowych oraz ustalenie, rozliczenie i ujęcie w księgach ujawnionych różnic,

- rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie (kasjerów, sprzedawców, kierowników sklepów, magazynierów i pozostałych osób, którym powierzono mienie jednostki),

- ocena wartości użytkowej i przydatności posiadanych składników aktywów.

 

Na czym polega rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych i jak je udokumentować?

 

Rozliczenie stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych jest ostatnim etapem inwentaryzacji. W ramach tego etapu dokonuje się ustalenia, wyceny, wyjaśnienia i zaksięgowania skutków inwentaryzacji.

Ustalenie różnic polega na porównaniu stanu ewidencyjnego ze stanem faktycznym. Dokonują tego zazwyczaj pracownicy księgowości. Mogą tu wystąpić różnice ilościowe:

- niedobory – gdy stan stwierdzony podczas spisu z natury jest niższy niż stan wynikający z ewidencji księgowej,

- nadwyżki – gdy stan ustalony podczas spisu z natury jest wyższy od stanu ewidencyjnego.

Mogą też wystąpić różnice pozorne, będące skutkiem błędów popełnionych przy prowadzeniu ewidencji.

Niedobory i nadwyżki w momencie ich stwierdzenia należy zdjąć lub wprowadzić na stan w korespondencji z kontem 24-1 „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”.

W celu wyjaśnienia różnic inwentaryzacyjnych przeprowadza się postępowanie wyjaśniające. Polega ono na uzyskaniu pisemnych wyjaśnień od osób materialnie odpowiedzialnych za dane składniki majątku i zweryfikowaniu tych wyjaśnień.

Na tej podstawie sporządza się zestawienie różnic inwentaryzacyjnych, które powinno zawierać:

- określenie rodzaju, ilości i wartości niedoborów i nadwyżek,

- opis przyczyn powstania niedoborów i nadwyżek, - propozycję rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

Zestawienie to, po zatwierdzeniu przez kierownika jednostki, jest podstawą do rozliczenia konta 24-1 i ujęcia w księgach skutków powstałych różnic inwentaryzacyjnych.

 

Termin rozliczenia ujawnionych różnic inwentaryzacyjnych.

 

Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem faktycznym a stanem w księgach rachunkowych podlegają wyjaśnieniu i rozliczeniu w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (art.27 ust.2 ustawy o rachunkowości). Księgi uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane za rok obrotowy- nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym.

Zatem by spełnić warunek terminowości, rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych za 2012 r wskazane jest dokonać w terminie do 26 marca 2013 r.

 

Jakie różnice można wykryć podczas inwentaryzacji?

 

Różnice inwentaryzacyjne mogą mieć postać niedoborów lub nadwyżek.

Niedobory mogą być:

- niezawinione (ubytki naturalne, szkody spowodowane wypadkami losowymi, niedobory powstałe w wyniku błędów w ewidencji, niedobory możliwe do skompensowania z nadwyżkami),

- zawinione, powstałe na skutek zaniedbań ze strony osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie.

Nadwyżki natomiast mogą być:

- rzeczywiste,

- pozorne ( np. spowodowane błędami w ewidencji rozchodów).

 

 

Księgowanie wyników inwentaryzacji do czasu ich rozliczenia.

 

Do ewidencji stwierdzonych niedoborów i nadwyżek służy konto 24-1 „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”. Wskazane jest prowadzenie kont analitycznych w ramach tego konta tj. 24-1/0 „Rozliczenie niedoborów” oraz 24-1/1 „Rozliczenie nadwyżek”.

Przy takiej ewidencji  różnice inwentaryzacyjne ujmuje się następująco:

- stwierdzony niedobór

Wn konto 24-1/0 „Rozliczenie niedoborów”

Ma różne konta np.31 „Materiały”, 33 „Towary”, 50 „Produkcja w toku”, 60 „Wyroby gotowe”

- stwierdzona nadwyżka

Wn różne konta np.31 „Materiały”, 33 „Towary”, 50 „Produkcja w toku”, 60 „Wyroby gotowe”

Ma konto 24-1/1 „Rozliczenie nadwyżek”.

 

Ujawnione niedobory wycenia się następująco:

- rzeczowe składniki majątku trwałego – według wartości początkowej pomniejszonej o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne,

- rzeczowe składniki majątku obrotowego – według ceny nabycia lub kosztów wytworzenia,

- środki pieniężne – w wartości nominalnej.

 

Ujawnione niedobory wycenia się następująco:

- rzeczowe składniki majątku – według cen ewidencyjnych lub według cen sprzedaży netto możliwych do uzyskania,

- środki pieniężne – w wartości nominalnej.

 

Rozliczenie niedoborów i nadwyżek.

Do momentu wyjaśnienia niedoborów i nadwyżek, ustalenia przyczyn ich powstania i osób za nie odpowiedzialnych kwoty te pozostają na kontach 24-1/0 „Rozliczenie niedoborów” oraz 24-1/1 „Rozliczenie nadwyżek”.

Kierownik jednostki podejmuje decyzję w jaki sposób nastąpi rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych oraz ujęcie ich w księgach rachunkowych. I tak:

- niedobór uznany prze kierownika za niezawiniony przez osobę odpowiedzialną księguje się:

Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”

Ma konto 24-1/0 „Rozliczenie niedoborów”,

 

- niedobór zawiniony z obciążeniem osoby materialnie odpowiedzialnej księguje się :

Wn konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”

Ma konto 24-1/0 „Rozliczenie niedoborów”,

 

- niedobór wynikający z ubytków naturalnych księguje się:

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów”

Ma konto 24-1/0 „Rozliczenie niedoborów”,

 

- niedobór powstały w wyniku zdarzenia losowego księguje się:

Wn konto 77-1 „Straty nadzwyczajne”

Ma konto 24-1/0 „Rozliczenie niedoborów”,

 

- rozliczenie nadwyżek

Wn konto 24-1/1 „Rozliczenie nadwyżek”

Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”

 

Zawiniony niedobór towarów a VAT.

Jeżeli przeprowadzone postępowanie wyjaśniające przyczyny powstania niedoboru wykazało, że jest on zawiniony, to równowartością niedoboru w cenach zakupu obciąża się osobę materialnie odpowiedzialną.

W przypadku niedoboru zawinionego istnieje obowiązek korekty podatku VAT naliczonego przy zakupie towarów, gdyż w efekcie końcowym nie zostanie on wykorzystany do działalności opodatkowanej. Organy podatkowe uznają, że tylko niedobory niezawinione nie powodują utraty prawa do odliczenia VAT naliczonego.

Kwotę podatku niepodlegającego odliczeniu można ująć w księgach rachunkowych w pozostałych kosztach operacyjnych.

 

Kompensata niedoborów z nadwyżkami.

Z żadnych przepisów nie wynika obowiązek dokonywania kompensaty niedoborów z nadwyżkami. Decyzję w sprawie kompensat podejmuje kierownik jednostki.

Niedobory rzeczowych składników majątku, które objęte są ewidencją ilościowo – wartościową można kompensować z nadwyżkami tych samych składników majątku  pod warunkiem spełnienia jednocześnie trzech warunków:

1/ nadwyżki i niedobory powstały podczas tego samego spisu z natury oraz powstały w tym samym okresie rozliczeniowym objętym spisem z natury,

2/ nadwyżki i niedobory dotyczą tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej,

3/ nadwyżki i niedobory powstały w pokrewnych asortymentach, np. towary mają podobne właściwości lub podobny wygląd albo taką samą nazwę.

Kompensacie podlegają jedynie niedobory uznane za niezawinione.

Przy dokonywaniu kompensaty stosuje się zasadę niższej ceny i mniejszej ilości. Oznacza to, że do kompensaty przyjmuje się niższą ilość niedoboru lub nadwyżki i niższą cenę kompensowanych składników majątku.

Kompensata podlega ewidencji na kontach:

Wn konto 24-1/1 „Rozliczenie nadwyżek”

Ma konto 24-1/0 „Rozliczenie niedoborów”.

Pozostałe po kompensacie różnice inwentaryzacyjne ujmuje się następująco:

- pozostały po kompensacie niedobór

Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”

Ma konto 24-1/0 „Rozliczenie niedoborów”,

- pozostałą po kompensacie nadwyżkę

Wn konto 24-1/1 „Rozliczenie nadwyżek”

Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”

 
Reklama
 
Reklama
Reklama
Reklama
Reklama
Reklama
Reklama
Reklama
Reklama