Czytelnia Księgowość Krajowe i zagraniczne podróże służbowe

Menu dla ciekawych

Gościmy na stronie

Naszą witrynę przegląda teraz 10 gości 

Statystyki witryny

Użytkowników : 13
Artykułów : 474
Odsłon : 670977
Krajowe i zagraniczne podróże służbowe
piątek, 15 czerwca 2012 11:28

Zagadnienia związane z wyjazdami służbowymi pracowników uregulowane zostały w następujących aktach prawnych:

-Ustawa z 26 VI 1974 Kodeks Pracy (Dz.U. z 1998 nr 21, poz.94 z późniejszymi zmianami),

- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej  z 19 XII 2002 r  w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 nr 236, poz.1990),

- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej  z 30 XI 2006 r   zmieniające rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju  z 19 XII 2002 (Dz.U. z 2006 nr 236, poz.1990),

-  Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej  z 19 XII 2002 r  w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. z 2002 nr 236, poz.1991 oraz z 2003 r nr 199, poz.1951).

 

Definicja podróży służbowej.


Podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika.  Zadanie, które pracownik ma do wykonania zwykle należy do zakresu czynności pracownika wynikającego z zajmowanego stanowiska lub rodzaju wykonywanej pracy, ale nie zawsze musi pozostawać z nimi w związku.

Nie jest podróżą służbową stałe wykonywanie zadań w różnych miejscowościach i terminach, których wyboru dokonuje każdorazowo sam pracownik w ramach uzgodnionego rodzaju pracy.

Podstawę formalną podróży służbowej stanowi polecenie wyjazdu, które powinno określać zadanie oraz  termin i miejsce jego wykonania. Polecenie wyjazdu musi być skonkretyzowane.

 

Uregulowania podatkowe podróży służbowej.

 

Według art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r nr 14, poz. 176 z późniejszymi zmianami), diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika (przejazdy, noclegi, dojazdy komunikacją miejską) są wolne od podatku dochodowego do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących z tego tytułu pracownikowi.

Należności za czas podróży służbowej zostały również wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne – do wysokości określonej w odrębnych przepisach (§ 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 XII 1998 r w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe).

Zgodnie z ustawą o VAT natomiast, jeżeli celem podróży służbowej jest osiągnięcie przychodów w firmie – to podatek naliczony od zakupów związanych z tą podróżą podlega odliczeniu (przy zachowaniu wszystkich wymogów i ograniczeń). Do wydatków związanych z podróżą służbową, które podlegają odliczeniu zgodnie z ustawą o VAT można zaliczyć:

- zakup paliwa do pojazdów używanych w trakcie podróży służbowej,

- opłaty za parkowanie samochodów, za przejazd autostradami itp.,

- bilety komunikacji publicznej,

- bilety wstępu na targi, pokazy lub inne imprezy związane z podróżą służbową.

Określone w  przepisach diety stanowią wielkość  minimalną. Pracodawca może więc ustalić je np. w regulaminie wynagradzania, w dowolnej wysokości ponad to minimum.

Ze względu na to, że podróż służbowa jest związana z wykonywaniem przez pracownika zadania służbowego (istnieje związek poniesionego wydatku z przychodem), nie ma przeszkód, aby zaliczyć w ciężar kosztów całą kwotę wypłaconych diet. W takiej sytuacji jednak po stronie pracownika nadwyżka diety ponad 23 zł stanowi jego przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu.

 

Czas pracy  w podróży służbowej.

 

Przepisy kodeksu pracy nie zawierają szczególnych uregulowań dotyczących czasu pracy w czasie odbywania podróży służbowej. Pewne zasady postępowania wykształciły się w oparciu o wykładnię Sądu Najwyższego oraz wyjaśnienia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej.

 

Według orzeczeń Sądu Najwyższego:

 

- do czasu pracy nie zalicza się czasu przejazdu do miejsca delegowania i z powrotem, nawet w sytuacji, gdy podróż przypada w dniu wolnym od pracy, z tym ,że jeżeli czas przejazdu przypada na godziny pracy danego pracownika, jest on wówczas wliczany do czasu pracy,

- odbywanie podróży służbowej w ramach obowiązującego pracownika czasu pracy jest równoznaczne z wykonywaniem w tym czasie pracy, natomiast odbywanie podróży poza tymi ramami nie przekształca podróży w pracę ani w czas pracy w rozumieniu art. 128 k.p.,

- sama podróż nie stanowi wykonywania pracy, odbywanie podróży służbowej poza czasem pracy nie przekształca tej podróży ani  w świadczenie pracy, ani w czas pozostawania w dyspozycji pracodawcy.

Z powyższego wynika, że odbywanie podróży służbowej poza regulaminowym czasem pracy danego pracownika nie skutkuje obowiązkiem wypłacenia przez pracodawcę wynagrodzenia za ten czas.

Obowiązek wypłacenia takiego wynagrodzenia powstanie natomiast w sytuacji, gdy w czasie delegacji pracownik będzie świadczył pracę w godzinach nadliczbowych. Wtedy przysługiwać mu będzie oprócz wynagrodzenia za ten czas, także wynagrodzenie dodatkowe, o którym mówi art. 151 ¹ k.p. lub zamiast tego czas wolny od pracy. Powyższe wynagrodzenie przysługuje niezależnie od diet i innych świadczeń za czas podróży służbowej.

 

Dokumentowanie wyjazdów służbowych.


Dokumentem stanowiącym podstawę zapisów w księgach i jednocześnie będącym rozliczeniem z pracownikami w celu ustalenia przysługujących im należności w związku z odbyciem podróży jest polecenie wyjazdu służbowego. Dokument ten jest potwierdzeniem, że dana podróż miała miejsce oraz wskazuje jej cel.

Rozliczenie kosztów związanych z podróżą służbową następuje na podstawie dokumentów potwierdzających fakt poniesienia przez pracownika określonych wydatków. Udokumentowania nie wymagają należności wypłacane w formie ryczałtu (dieta 23 zł, ryczałt na dojazdy środkami komunikacji miejscowej , ryczałt za nocleg).

Udokumentowania wymagają natomiast wydatki wypłacane w faktycznie poniesionej wysokości (koszty przejazdów, koszty noclegów, koszty dojazdów –jeśli nie są wypłacane ryczałtowo, inne niezbędne wydatki).

 

Krajowe podróże służbowe.


W przypadku gdy podróż trwa nie dłużej niż dobę, to:

- za podróż trwającą od 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety,

- za podróż trwającą powyżej 12 godzin przysługuje pełna dieta.

W przypadku gdy podróż trwa dłużej niż dobę, to za każdą dobę przysługuje pełna dieta, a za niepełną dobę, ale rozpoczętą:

- do 8 godzin –przysługuje połowa diety,

- ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

 

Należy zwrócić uwagę, że dieta w pełnej wysokości przysługuje tylko wówczas, gdy pracownikowi nie zapewniono wszystkich trzech posiłków, czyli całodziennego wyżywienia. Zmniejszenie diety ma miejsce tylko wówczas, gdy podróż nie trwa pełnej doby.

 

Oprócz diet , pracownikowi przysługuje za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety, czyli 4,60 zł. Ryczałt może być – na wniosek pracownika i za zgodą pracodawcy – zastąpiony zwrotem udokumentowanych , rzeczywistych kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej. Pracownik nie ma prawa do ryczałtu, jeżeli nie ponosi kosztów dojazdów.

 

Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie, delegowany w podróż służbową pracownik otrzymuje zwrot kosztów według przedłożonego dokumentu (rachunku lub faktury). Jeżeli delegowany nie przedłoży takiego dokumentu, a pracodawca nie zapewnił mu bezpłatnego noclegu,  przysługuje mu zwrot kosztów w formie ryczałtu za każdy nocleg w wysokości 150% diety czyli obecnie 34,50 zł.

 

Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie należy się za czas przejazdu oraz w sytuacji, gdy pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości swojego zamieszkania.

 

W poleceniu wyjazdu służbowego pracodawca określa środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej. Jeżeli przejazd odbywa się wynajętymi środkami komunikacji, wówczas rozliczenie kosztów odbywa się na podstawie przedłożonych przez pracownika biletów za przejazd.

 

Pracodawca może wyrazić zgodę – na uprzedni wniosek pracownika – na odbycie podróży samochodem osobowym nie będącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownik ma prawo do zwrotu kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż 0,5214 zł dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm ³ lub 0,8358 zł dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm ³. Pracodawca ma prawo do obniżenia podanych wyżej stawek za 1 km.

 

Oprócz omówionych wyżej, pracownikowi za czas podróży służbowej przysługuje również zwrot kosztów przejazdu płatnymi autostradami, kosztów parkowania samochodu, opłat związanych z eksploatacją samochodu (naprawy, holowanie, mycie),bilety wstępu na imprezy, które były celem wyjazdu (targi, wystawy, pokazy). Wysokość tych wydatków pozostaje w gestii pracodawcy.

 

W tym miejscu należy zwrócić uwagę, że wyjazd na szkolenie w celu podniesienia kwalifikacji zawodowych pracownika nie jest podróżą służbową.

 

W obowiązujących przepisach nie ma  wymogu, aby dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki w podróży służbowej były oryginalne. Przepisy nie nakładają także obowiązku potwierdzania stawienia się w miejscu docelowym.

 

Mimo, że przepisy kodeksu pracy dotyczące podróży służbowych nie obejmują osób zatrudnionych na podstawie umów zleceń czy umów o dzieło, nie ma przeszkód, aby postanowienia tych umów pozwalały na zwrot kosztów niezbędnych podróży służbowych (obecnie brak aktu prawnego regulującego zagadnienie zwrotu kosztów w przypadku podróży zleceniobiorców).

 

Zagraniczne podróże służbowe.

 

Z tytułu podróży służbowej , odbywanej poza granicami Polski , pracownikowi przysługują:

- diety,

- zwrot kosztów przejazdów i dojazdów,

- zwrot kosztów noclegów,

- zwrot innych uzasadnionych wydatków.

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla państwa docelowego.

Oblicza się ją w następujący sposób:

1/ za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości,

2/ za niepełną dobę podróży:

- do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,

- ponad 8 do 12  godzin – przysługuje ½ diety,

- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

 

Pracownikowi. Który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej przysługuje 25% diety ustalonej j.w.

 

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio:

 

1/ na śniadanie 15% diety,

2/ na obiad 30% diety,

3/ na kolację 30% diety,

4/ na inne wydatki 25% diety.

 

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje, chyba że jest on niższy od diety – wtedy przysługuje wyrównanie do wysokości diety.

 

Zwrot kosztów za przejazdy następuje na podstawie przedłożonych dokumentów lub według stawek za 1 km obowiązujących w Polsce (przy podróżowaniu prywatnym samochodem).

 

Zwrot kosztów za nocleg przysługuje pracownikowi w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, przy uwzględnieniu obowiązujących limitów. W przypadku nieprzedłożenia rachunku pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu.

 

Jazdy lokalne pracowników.


Z jazdą lokalną mamy do czynienia wtedy, gdy pracownik wykonując swoje zadania służbowe przemieszcza się na terenie miejscowości lub województwa, które stanowią jego miejsce pracy (np. dla akwizytora miejscem pracy może być teren województwa).

 

Nie ma przeszkód , by na potrzeby działalności pracodawców były używane pojazdy stanowiące własność pracownika. Podstawą do zwrotu kosztów używania takich pojazdów jest umowa cywilnoprawna.

 

Zwrot kosztów używania przez pracowników pojazdów prywatnych w jazdach lokalnych może być wypłacony w formie:

1/ miesięcznego ryczałtu,

2/ „kilometrówki”.

 

Ryczałt na jazdy lokalne ustalany jest jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu oraz miesięcznego limitu kilometrów ustalonego przez pracodawcę, przy czym maksymalna wysokość limitu uzależniona jest zasadniczo od liczby mieszkańców w gminie lub w miejscowości, w których pracownik jest zatrudniony.  Miesięczny limit kilometrów nie może przekroczyć:

 

- 300 km – do 100 tys. mieszkańców,

- 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

- 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

 

Maksymalne miesięczne kwoty ryczałtów za używanie samochodów osobowych kształtują się następująco:

Pojemność silnika

Limit 300 km

Limit 500 km

Limit 700 km

do 900 cm³

156,42 zł

260,70 zł

364,98 zł

Powyżej 900 cm³

250,74 zł

417,90 zł

585,06 zł

 

Jeżeli za jazdy lokalne pracownikowi przysługuje ryczałt, nie ma potrzeby prowadzenia dla tego samochodu ewidencji przebiegu. Konieczne jest natomiast złożenie przez pracownika oświadczenia o używaniu samochodu osobowego do celów służbowych. Należy je składać za każdy miesiąc, w którym, zgodnie z zawartą umową, był on używany.

 

Jazdy lokalne mogą być również rozliczane w formie tzw. „kilometrówki”. Jest ona obliczana jako iloczyn przejechanych na potrzeby pracodawcy kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu. Na pracowniku ciąży w tym przypadku obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu samochodu, która na koniec miesiąca musi być poświadczona przez pracodawcę.

 

Kwoty otrzymywane przez pracowników z tytułu zwrotu kosztów poniesionych na używanie prywatnych samochodów osobowych w jazdach lokalnych stanowią ich przychód ze stosunku pracy, który w obu przypadkach  podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych niezależnie od wysokości, w jakiej kwoty te zostaną wypłacone. Wyjątek stanowią tutaj pracownicy służby leśnej i listonosze, dla których przychód ten jest zwolniony od podatku.

 

Zagadnienie jazd lokalnych i związanych z nimi świadczeń reguluje rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 III 2002 r w sprawie warunków  ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r nr27, poz. 271 z późniejszymi zmianami).

 

 

Opracowała E.Pietrasiewicz

Poprawiony: piątek, 15 czerwca 2012 11:34
 
Reklama
 
Reklama
Reklama
Reklama
Reklama
Reklama
Reklama
Reklama
Reklama